Grip op verzuim

Iedereen roept “verzuim is duur”, maar waar hebben we het eigenlijk over? Wat kost zo’n zieke werknemer nu gemiddeld? Gemiddeld kost een zieke werknemer je als werkgever tussen de 250 euro en 500 per dag. (bron: MKB , cijfers CPB, 2014).
Je hebt namelijk niet alleen te maken met de ’normale’ loondoorbetaling van je zieke werknemer, maar ook met directe kosten en indirecte kosten. Directe kosten zijn onder andere kosten voor de arbodienstverlening. Indirecte kosten zijn bijvoorbeeld de kosten voor vervangend personeel of verlies van productie of dienstverlening.

Voor de tandartspraktijk komen daar nog specifieke kosten bij. Een verzuimende administratief werknemer op een kantoor kan het werk misschien wel een dagje laten liggen, maar de patiënten in de wachtkamer laten zich niet doorschuiven naar morgen. Er moet zo snel mogelijk volwaardige vervanging komen. Want gaten in de agenda, ontevreden patiënten of in het ergste geval hele dagen met lege behandelkamers hebben direct invloed op de omzet van je praktijk.

Ben je je bewust van de directe en indirecte financiële impact van ziekteverzuim? Deze is vaak groter dan je denkt!

Als het verzuim langer duurt, lopen de kosten nog verder op. Je bent verplicht om twee jaar lang ten minste 70% van het salaris van een zieke werknemer door te betalen.

Vanuit de wet Verbetering Poortwachter moet je je als werkgever gedurende de hele verzuimperiode maximaal inspannen om je werknemer weer aan het werk te krijgen. Dan gaat het niet alleen om het meelevende telefoontje, die fruitmand of het regelen van vervanging. Het gaat, maar ook om tijdrovende zaken als het opstellen en bijstellen van plannen van aanpak of het (tijdig) opvolgen van allerlei wettelijke verplichtingen en stappen in het verzuimproces van je werknemer.

Allemaal zaken die een flinke aanslag op jouw kostbare tijd als tandarts-ondernemer doen, waardoor je niet bezig kunt zijn met je vak. Bovendien vergt verzuimbegeleiding vaak specifieke en specialistische kennis.

Als een werknemer door ziekte of een ongeluk langzaam terugkeert of (tijdelijk) een andere rol gaat spelen binnen je bedrijf krijg je er kosten bij voor re-integratie. Denk aan: opleidingen, trainingen, therapeutische gerichte ondersteuning, aanpassing werkplek en hardware, kosten voor aanpassing taakverdeling, eventueel extra inhuren van arbodienst, papierwerk UWV/arbodienst en eventueel juridisch advies. Jaarlijks kost ziekteverzuim al snel 2.500 euro per werknemer.

Als de werknemer langdurig ziek is en na twee jaar in de WGA (Werkhervattingsregeling Gedeeltelijk Arbeidsgeschikten) belandt, rijzen de kosten de pan uit. De totaalkosten voor een zieke werknemer met een modaal salaris kunnen zomaar opgelopen zijn tot boven de € 200.000,- euro! Om maar niet te spreken van de kans op nog een financiële strop, een loonsanctie. Die legt het UWV je op als zij van mening zijn dat je je als werkgever onvoldoende hebt ingespannen voor de re-integratie van je zieke werknemer. Daarbij kan het gaan om de inhoud van de re-integratie, maar ook simpelweg om formulieren die niet juist zijn ingevuld of niet tijdig zijn ingeleverd. Normaal is de verplichte periode van loondoorbetaling zoals gezegd twee jaar, maar wanneer het UWV een loonsanctie oplegt kan deze periode zelfs tot drie jaar duren. Bij je verzekeraar aankloppen heeft dan geen zin, het derde ‘loonsanctie’ jaar is niet verzekerd en komt dus helemaal op jouw financiële bordje terecht.

Het moge duidelijk zijn: afwachten tot je werknemer beter wordt is geen optie. Grip op verzuim is essentieel, bespaart kosten, verhoogt de productiviteit en draagt dus direct bij aan de winst. Dus pak verzuim vanaf dag 1 direct aan!

Er zijn drie soorten verzuim: wit, grijs en zwart verzuim. Wit verzuim is een direct gevolg van lichamelijk disfunctioneren. Het gaat hier om overduidelijke gevallen van ‘ziek is ziek’. Bij grijs verzuim is niet direct vast te stellen dat de werknemer ziek is, hij voelt zich echter wel ziek en blijft thuis. Zwart verzuim wordt ook wel fraudeleus verzuim genoemd. Lichamelijk is er geen reden om te verzuimen. Denk bijvoorbeeld aan een werknemer die zegt dat hij een hernia heeft, maar in het winkelcentrum twee loodzware boodschappentassen draagt of op een ladder zijn huis gaat schilderen. Hoewel het in de praktijk om enkele gevallen gaat, hebben deze ziektegevallen een grote negatieve uitstraling op de andere werknemers en het team. Een reden om deze werknemers aan te pakken.

Veel van het ziekteverzuim is ‘grijs’ en dus beïnvloedbaar. Het komt voor dat werknemers ’s morgens in de krant lezen dat er een griepepidemie op komst is, zij zich prompt ziek melden. Ziekte overkomt je, maar of een werknemer ook verzuimt is een keuze. Wat doet een werknemer als hij ‘s ochtends met hoofdpijn opstaat? Neemt hij een aspirine en gaat hij naar zijn werk of blijft hij thuis?

Hoe je als werkgever reageert op een ziekmelding, is (mede) bepalend voor het verzuimgedrag van je werknemers. Neem je genoegen met een Whatsappje of een SMS-je als ziekmelding? Of moet de zieke werknemer zich persoonlijk telefonisch bij jou ziek te melden? Bel je een zieke werknemer na een paar dagen weer op en houd je vinger aan de pols door regelmatig contact? Is je insteek bij zo’n contactmoment: ‘wat kun je nog wél doen rekening houdend met de klachten’ in plaats van ‘wat kun je niet’?
Voer je verzuimgesprekken met werknemers die zich voor de vierde keer in het jaar ziek melden of een terugkomgesprek met een werknemer die weer beter is?
Door gericht actie te ondernemen en de juiste vragen te stellen, kun je het verzuim in jouw organisatie behoorlijk terugdringen en letterlijk winst behalen!

Probeer als werkgever een antwoord te vinden op de vragen:

• Wat kan ik doen om te voorkomen dat mijn werknemers echt ziek worden?
• Hoe komt het dat werknemers die zich een beetje ziek voelen een ‘baaldag’ nemen?

Een juiste balans tussen belasting en belastbaarheid en tijd en ruimte voor persoonlijke en professionele ontwikkeling zorgen voor binding met de organisatie en verminderen de verzuimbehoefte. Functionerings- en POP-gesprekken bewijzen hierin hun waarde, net als het gestructureerd voeren van werkoverleg. Maar zeker ook een ‘open deur’ als Vitamine A (Aandacht) voor je medewerker. Met een gemeend “Fijn dat je er weer bent!” laat je de medewerker weten dat hij gemist werd en ertoe doet. Want als de teruggekeerde werknemer onopgemerkt weer gaat werken, staat de deur wagenwijd open voor toekomstig verzuim (“ze hebben me hier zeker niet gemist”).
Een terugkomgesprek, al is het maar een paar minuten, verhoogt de verzuimdrempel. Ook bij kortdurend verzuim. Maak verzuim bespreekbaar, ga met werknemers op zoek naar ziekmakende (werk) omstandigheden en los ze op.

Een goede verzuimbeheersing is intensief, vergt investering in middelen en tijd en vraagt om specifieke kennis en kunde. Laat je goed begeleiden en schakel eventueel een specialist of adviseur in, want je bent de grip zomaar kwijt en dat heeft grote financiële gevolgen!

Vragen over verzuim? Bel Mirabelle Extra of Valesca Nederlof op 035 – 69 59 501 of mail info@dcprofs.nl.