Eerlijk en transparant werven: wat betekent de vernieuwde NVP Sollicitatiecode voor jouw mondzorgpraktijk?

Per 2 september 2025 is de NVP Sollicitatiecode geactualiseerd, met belangrijke wijzigingen op het gebied van AI, salaris­transparantie, privacy en gebruiksvriendelijkheid. In deze blog leg ik uit wat de vernieuwde code inhoudt, waarom deze relevant is voor mondzorgpraktijken, en hoe je meteen stappen kunt zetten.

De NVP Sollicitatiecode is geen wet, maar een gedragscode: een set richtlijnen voor eerlijk, transparant en zorgvuldig handelen in het werving- en selectieproces. Omdat er (nog) geen specifieke wetgeving is die in detail voorschrijft hoe sollicitaties moeten verlopen, fungeert de code als de Nederlandse standaard voor “good practice” in HR.

De code is opgesteld door NVP in overleg met de Stichting van de Arbeid.  Organisaties kunnen de code aanpassen naar hun eigen situatie, mits de kernprincipes behouden blijven.

In september 2025 kreeg de code een “frisse update”: inhoudelijk én qua vormgeving. De vernieuwde versie is overzichtelijker, toegankelijker en sluit beter aan op de huidige praktijk.

Hieronder de kernveranderingen die voor mondzorg-praktijken direct relevant zijn:

1. Transparantie over beloning
   In de nieuwe code is het expliciet dat vacatures idealiter een startsalaris of salarisschaal vermelden. Laat je salaris afhangen van functie, ervaring en interne logica — niet van het vorige salaris van de sollicitant. Bovendien wordt het vragen naar het huidige of eerdere salaris van de sollicitant uitgesloten.
2. AI & algoritmen in werving & selectie
   Omdat AI-toepassingen vaker worden ingezet (zoals cv-screening, matching, voorspellende algoritmen), bevat de vernieuwde code aanscherpingen voor verantwoord gebruik. Werkgevers moeten transparant zijn over wanneer en hoe AI wordt gebruikt, en kandidaten moeten inzicht kunnen krijgen in hoe beslissingen tot stand komen.

Beslissingen mogen niet volledig “door de machine” worden genomen: de mens blijft eindverantwoordelijk.

1. Privacy en gegevensverwerking
   De privacyregels zijn geactualiseerd, om in lijn te zijn met de AVG en de praktijk van nu. Sollicitatiegegevens moeten binnen vier weken na afwijzing worden verwijderd, tenzij anders afgesproken. Wil je de gegevens langer bewaren (bijv. voor toekomstige vacatures)? Vraag dan opnieuw toestemming na een jaar.
2. Heldere uitgangspunten & gebruiksvriendelijkheid
   De code heeft nu heldere en concreet toepasbare uitgangspunten voor beide partijen — sollicitant én organisatie. De schrijfstijl is toegankelijker, de structuur logischer, en de praktische regels komen beter tot hun recht.
3. Ander belangrijke aanpassingen
   • Er is scherper geformuleerd wat je als werkgever niet mag vragen: persoonlijke kenmerken, kinderwens, geloof, etc., tenzij strikt relevant voor de functie.
   • Gebruik van (onbegeleide) meeloopdagen mag, mits wederzijds belang en geen verkapte arbeid.
   • Bij het raadplegen van openbare bronnen (zoals social media, internet) moet je transparant zijn, de kandidaat op de hoogte stellen van de bron en gelegenheid geven om te reageren.

Bij een sollicitatieproces moet je binnen twee weken na sluiting reageren: uitnodiging, afwijzing of mededeling dat de procedure wordt aangehouden.

• Geen HR-afdeling? Dan is richtlijn nodig. Veel praktijken voeren werving in eigen beheer. Zonder heldere richtlijnen loop je onbedoeld risico’s (bewerking van persoonsgegevens, ongelijke behandeling).
• Imago als werkgever telt. In een krappe arbeidsmarkt kan jouw praktijk zich onderscheiden door eerlijkheid en transparantie.
• Weerstand voorkomen. Door de procedure goed in te richten, verminder je kans op klachten, reputatieschade of juridische discussies.
• Toekomstbestendig werken. De wijzigingen anticiperen op wetgeving (zoals de loontransparantierichtlijn van de EU) en technologische ontwikkelingen

1. Werk vacatureteksten bij
   Vermeld schaal of startsalaris, functiebeschrijving, vereisten en selectieproces.
2. Onderbouw gebruik AI
   Als je (of je toekomstige wervingspartner) AI gebruikt voor screening, vermeld dit expliciet, geef toelichting, en stel kandidaten in staat om vragen te stellen.
3. Archiveer zorgvuldig
   Verwijder sollicitatiegegevens als ze niet meer nodig zijn (binnen 4 weken), tenzij er is overeengekomen om langer te bewaren.
4. Stel objectieve selectiecriteria op
   Werk met vooraf geformuleerde beoordelingscriteria en vermijd subjectieve “klik-/gevoel”-keuzes zonder onderbouwing.
5. Communiceer snel
   Laat kandidaten binnen twee weken weten of ze wel/niet door zijn (of dat je nog meer tijd hebt).
6. Bespreek bronnen van info
   Heb je iets gevonden over een kandidaat via internet of social media? Breng dit transparant naar voren en geef de kandidaat de kans om te reageren.
7. Train je team
   Zorg dat je medewerkers (assistentes, praktijkmanager) die betrokken zijn bij werving op de hoogte zijn van de nieuwe code en jouw protocol.

De vernieuwde NVP Sollicitatiecode is geen bureaucratisch obstakel, maar een kans: om je wervingsproces te professionaliseren, je reputatie als werkgever te versterken en toekomstige medewerkers te laten zien dat je integer handelt.

Voor mondzorgpraktijken betekent dit: niet alleen operatief vaardig zijn in de stoel, maar ook strategisch nadenken over personeel, proces en profilering.

Wil je hulp bij het implementeren van de nieuwe code in jouw praktijk? Wij denken graag met je mee en kunnen ondersteunen met voorbeelden, templates of coaching.